Dans les petites entreprises, TPE ou PME, la gestion administrative représente souvent un véritable casse-tête pour les dirigeants. Ils sont confrontés à des tâches variées et chronophages : gestion des factures, suivi des contrats, organisation de réunions, traitements des e-mails, etc. Bien qu’indispensable, ces tâches ne font pas toujours partie de leurs compétences principales, et leur réalisation peut être source de stress et de frustration. Pour y remédier, de plus en plus d’entreprises font appel à des office manager freelance.
Qu'est ce qu'un(e) office manager freelance ?
Définition du rôle
L’Office Manager freelance est un professionnel de la gestion administrative qui propose ses services de manière indépendante. Contrairement à un salarié à temps plein, l’office manager freelance travaille pour plusieurs clients, adaptant son emploi du temps et son niveau d’implication aux besoins de chaque entreprise. En général, elle intervient à distance, mais peut également se déplacer sur site si nécessaire.
compétences clés
Les offices managers freelance possèdent des compétences variées et sont formées pour répondre aux exigences d’une gestion administrative complète. Voici quelques compétences clés :
- Gestion administrative : organisation et suivi des documents, gestion des emails, suivi du classement des documents.
- Comptabilité de base : traitement des factures, gestion des paiements, suivi des comptes clients et fournisseurs
- Support RH : suivi des absences, gestion des dossiers du personnel, mise en place d’un logiciel SIRH, aide au recrutement.
- Organisation d’événements : planification et gestion logistique de réunions, séminaires ou autres événements d’entreprise.
- Services généraux : gestion des commandes de fournitures, coordination avec les prestataires et entretien des locaux.
flexibilité de la collaboration
L’un des principaux avantages d’une office manager freelance est sa capacité à s’adapter aux besoins de l’entreprise. Contrairement à un salarié à temps plein, une office manager peut travailler quelques heures par semaine ou plusieurs jours par mois, en fonction des périodes d’activité. Cela permet une grande souplesse dans la gestion des tâches administratives et d’optimiser les coûts de l’entreprise.
Pourquoi déléguer ses tâches administratives ?
Gain de temps
Pour un dirigeant de petite entreprise (1 à 50 salariés), le temps est une ressource précieuse. En déléguant les tâches administratives à un freelance, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur vos missions stratégiques, comme le développement commercial ou la gestion des équipes. Vous pouvez ainsi vous recentrer sur votre cœur de métier sans vous laisser distraire par des tâches à faible valeur ajoutée.
Efficacité accrue
Une office manager freelance est experte dans son domaine et utilise des outils et méthodes éprouvés pour accomplir ses missions de manière efficace. Par exemple, l’office manager freelance peut utiliser des logiciels comme Trello, Asana ou Notion pour suivre les tâches et organiser le travail administratif de manière fluide. Grâce à cette expertise, l’office manager peut rapidement mettre en place des solutions pour améliorer l’efficacité administrative de votre entreprise.
réduction du stress
La gestion administrative peut rapidement devenir une source de stress, surtout lorsque l’on manque de temps ou de compétences spécifiques. En faisant appel à une office manager freelance, vous vous délestez de cette charge mentale et vous pouvez vous concentrer sur des tâches plus essentielles. De plus, les freelances sont souvent autonomes et proactives, ce qui signifie qu’elles prendront en charge les projets de A à Z, avec un minimum de supervision.
L'impact d'une gestion administrative à temps partagé
adaptation aux besoins de l'entreprise
L’un des principaux atouts d’une office manager freelance est sa capacité à intervenir ponctuellement, en fonction des besoins de l’entreprise. Cela signifie que vous n’avez pas à prévoir un poste à temps plein ou à supporter les coûts fixes d’un salarié. Au lieu de cela, vous pouvez choisir d’engager un freelance pour quelques heures par semaine ou pour un projet spécifique. Cette flexibilité est particulièrement précieuse pour les petites entreprises qui ont des besoins administratifs fluctuants.
économie de coûts
En matière de coûts, faire appel à une office manager freelance est souvent plus rentable qu’un salarié permanent. Vous payez uniquement pour les heures travaillées, sans avoir à supporter les charges sociales, les congés payés, et autres coûts associés à l’embauche d’un salarié. Cela permet de réaliser des économies importantes, tout en bénéficiant d’un service professionnel de haute qualité.
quel est le coût de faire appel à une office manager freelance ?
comparaison des coûts avec un salarié
Embaucher un salarié représente un coût fixe et régulier pour l’entreprise. En plus du salaire brut, il faut compter les charges patronales, les avantages sociaux, les frais de formation et les éventuelles augmentations de salaire. À l’inverse, une office manager freelance facture ses services à l’heure ou au projet.
comparaison des coûts avec un salarié
La facturation à l’heure ou au projet vous permet de maîtriser votre budget en fonction des périodes d’activité. En haute saison, vous pouvez augmenter le nombre d’heures, tandis qu’en période creuse, vous pouvez réduire ou interrompre temporairement les services du freelance. Cela vous offre une flexibilité budgétaire.
les avantages de la gestion administrative freelance ?
Expertise spécialisée
Les office managers freelance apportent une expertisé immédiate et actualisée, sans nécessiter de période d’adaptation ou de formation. L’office manager maîtrise les dernières techniques et outils en matière de gestion administrative, ce qui permet d’être rapidement opérationnelle. Cela représente un gain de temps et une garantie de qualité pour l’entreprise.
simplicité de mise en place
Le processus de recrutement d’un salarié peut être long et coûteux. En revanche, faire appel à un freelance est beaucoup plus rapide et simple. Un simple accord de collaboration suffit, et le freelance peut débuter immédiatement, que ce soit à distance ou dans vos locaux à Lyon. De plus, vous pouvez facilement tester la collaboration sur une mission courte avant de l’engager sur des projets plus longs.
réactivité et souplesse
L’office manager freelance fait preuve d’une grande réactivité puisque nous sommes habituées à jongler avec plusieurs projets et plusieurs clients. L’office manager freelance peut s’adapter aux changements de dernière minute et ajuster leur emploi du temps pour répondre à des besoins urgents. Par exemple en as de hausse soudaine d’activité, un freelance peut augmenter ses heures de travail pour répondre à la demande, puis revenir à un rytgme normal une fois le pic passé.
