L’externalisation RH offre de nombreux avantages pour un·e dirigeant·e d’entreprise ou toute personne souhaitant déléguer la gestion des ressources humaines à un office manager ou un prestataire externe.
Pourquoi et comment externaliser vos ressources humaines ? Existe-t-il des risques ? Comment y remédier ?
Découvrez les clés pour (bien) déléguer !
L'externalisation RH ou “externalisation des ressources humaines”, c’est quoi ?
L’externalisation RH est également connue sous le nom “d’outsourcing RH”.
Externalisation RH - définition
L’externalisation des ressources humaines (RH), est le fait pour une entreprise de confier tout ou partie de la gestion de ses fonctions RH à un prestataire externe spécialisé.
On parle d’externalisation pour désigner la sous-traitance, la délégation à un partenaire externe.
Une fonction RH désigne un ensemble de tâches et d’activités qu’une entreprise ou une organisation met en place pour gérer efficacement son capital humain. Les fonctions RH visent à attirer, développer, motiver, et conserver les talents nécessaires au bon fonctionnement et à la croissance de l’entreprise : recrutement, formation, gestion de la paie, gestion des performances, relations sociales.
L’entreprise peut choisir de déléguer la totalité de ses fonctions RH ou seulement une partie : on parle d’externalisation RH totale ou partielle.
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Type d’externalisation
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Description
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Exemples
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Externalisation
partielle
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Certaines tâches spécifiques sont confiées à un prestataire externe, tandis que l’entreprise conserve la maîtrise des décisions stratégiques et des fonctions essentielles.
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Sous-traitance de la gestion de la paie, du recrutement ou de la formation, tout en maintenant en interne la supervision des carrières et la gestion des talents.
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Externalisation totale
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Un service ou une fonction entière est délégué à un prestataire externe, qui en assure la gestion complète.
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Sous-traitance complète du service informatique, du service client, des relations fournisseurs ou de la logistique
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Ce choix dépend de plusieurs critères tels que la taille de l’entreprise, ses objectifs, la nature de son activité et les ressources internes dont elle dispose.
Quels services RH peut-on externaliser ?
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Gestion des contrats de travail : rédaction, suivi et mise en conformité
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Suivi des absences et des congés : gestion administrative et adaptation des plannings
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Onboarding et départ des collaborateurs : intégration, accompagnement, formalités RH
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Gestion des élections du CSE : organisation, conformité aux règles en vigueur
Les avantages de l'externalisation des fonctions RH
L’un des premiers avantages est un gain de temps considérable. Gérer les RH (paie, recrutement, contrats, formation…) peut être chronophage, surtout pour un dirigeant qui doit se concentrer sur le développement de son entreprise.
Externaliser en déléguant ces tâches à un expert permet de se recentrer sur son cœur de métier.
C’est aussi une solution économiquement avantageuse. Recruter un responsable RH en interne représente un coût fixe important.
L’externalisation permet d’accéder à des compétences pointues sans supporter le poids d’un recrutement permanent.
Cela est particulièrement pertinent pour les PME et startups, qui n’ont pas encore besoin d’un service RH complet, mais doivent tout de même assurer une gestion efficace de leurs ressources humaines.
En matière de recrutement, l’externalisation permet de bénéficier d’un processus plus efficace et mieux ciblé. Les prestataires RH disposent généralement d’outils performants et d’un large réseau leur permettant d’identifier plus rapidement les meilleurs talents.
Pour bon nombre d’entrepreneur-es, l’externalisation est un moyen d’assurer une meilleure conformité légale et administrative.
Le droit du travail évolue constamment, et une mauvaise gestion des obligations légales peut exposer l’entreprise à des risques (sanctions, litiges prud’homaux…). En confiant ces aspects à un prestataire RH, l’entreprise s’assure que les contrats, la paie et les obligations sociales sont parfaitement conformes et à jour.
L’externalisation simplifie aussi la gestion administrative. Un office manager ou un prestataire RH peut prendre en charge l’ensemble des tâches liées à la paie, aux congés, aux déclarations sociales ou encore à la gestion des dossiers du personnel.
Un autre bénéfice clé est l’impact positif sur la satisfaction et la rétention des collaborateurs. Une gestion RH efficace, incluant un onboarding structuré, un suivi des performances et des formations adaptées, améliore l’expérience collaborateur, renforce l’engagement et réduit le turnover. Les collaborateurs se sentent mieux accompagnés et valorisés, ce qui favorise leur fidélisation !
Enfin, l’externalisation RH est une solution flexible et évolutive, qui s’adapte aux besoins de l’entreprise. Elle peut être mise en place à temps partiel ou complet, selon l’activité et la taille de la structure.
En période de forte croissance, il est possible de renforcer le support RH sans les contraintes d’un recrutement interne.
Les défis de l’externalisation RH : les surmonter avec le bon partenaire
L’externalisation RH est une solution puissante, mais comme toute stratégie, elle comporte quelques défis. Heureusement, avec la bonne approche, ils deviennent des opportunités d’optimisation !
Défi | Description | Solution |
Perte de contrôle | Externaliser certaines fonctions RH peut donner l’impression de moins maîtriser certains processus et décisions. | Opter pour un accompagnement transparent avec des points de suivi réguliers et des processus adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise. |
Coûts cachés | Certains services RH peuvent faire l’objet de prestations additionnelles, générant des frais imprévus. | Travailler avec un partenaire clair et structuré, qui propose une offre détaillée et évolutive en fonction des besoins réels. |
Communication et coordination | Un prestataire mal intégré peut entraîner un désalignement avec les objectifs et le fonctionnement de l’entreprise. | Assurer une communication fluide et continue avec des outils collaboratifs et un interlocuteur dédié. |
Respect de la culture d’entreprise | Une mauvaise prise en compte des valeurs et pratiques internes peut impacter l’engagement des collaborateurs. | Privilégier un partenaire à l’écoute, capable de s’adapter à la culture et aux spécificités de l’entreprise. |
Confidentialité et sécurité des données | Partager des données sensibles avec un prestataire peut soulever des préoccupations en matière de sécurité. | S’assurer que le prestataire applique des normes strictes en matière de protection des données (RGPD) et des outils sécurisés. |
Réactivité face aux changements internes | Une entreprise en croissance ou en transition peut avoir besoin d’ajuster rapidement sa gestion RH. | Choisir un prestataire flexible, capable d’anticiper et de s’adapter aux évolutions grâce à une organisation agile. |
Dépendance au prestataire | Une externalisation mal cadrée peut créer une forte dépendance, rendant l’entreprise vulnérable en cas de changement de prestataire. | Sélectionner un partenaire qui offre une relation de confiance et de transparence, garantissant une continuité fluide en cas d’évolution des besoins. |
7 étapes pour externaliser vos RH
Étape n°1 : Évaluer les besoins de l’entreprise
Avant de choisir un prestataire, il est essentiel de comprendre les besoins spécifiques de l’entreprise. Les points suivants doivent être clarifiés :
- Quelles sont les fonctions RH qui doivent être externalisées (recrutement, gestion de la paie, gestion des absences, formation, etc.) ?
- Quelles sont les priorités : réduction des coûts, expertise spécifique, gain de temps, etc. ?
- Quel volume d’activité nécessite une externalisation ?
Étape n°2 : Choisir un prestataire adapté
Une fois que vous avez une idée précise des services dont vous avez besoin, il est temps de chercher un prestataire d’externalisation. Voici quelques critères à prendre en compte :
- Réputation et expérience : le prestataire doit avoir une solide expérience dans les services RH et des références vérifiables (comme moi 😎).
- Compétence spécifique : selon les services que vous souhaitez externaliser, assurez-vous que le prestataire ait les compétences techniques requises.
- Conformité légale : vérifiez que le prestataire respecte les normes et obligations légales en vigueur.
- Approche personnalisée : le prestataire RH doit être capable d’adapter ses services à la culture et aux besoins de votre entreprise.
Étape n°3 : Définir les modalités contractuelles
Il est crucial de se mettre d’accord – en amont – sur les points suivants :
- Les services spécifiques à externaliser.
- Les délais et les attentes de performance.
- Les coûts associés à chaque service.
- Les modalités de fin de mission si les services ne répondent pas aux attentes.
Étape n°4 : Assurer une bonne communication interne
Il est important que les équipes internes soient informées de l’externalisation et comprennent bien les raisons de cette démarche.
De plus, l’entreprise doit s’assurer qu’il y a une bonne coordination entre le prestataire et les équipes internes pour garantir une gestion efficace des processus RH.
Étape n°5 : Mettre en place un suivi et une évaluation continue
Une fois l’externalisation en place, il est peut être pertinent de suivre les prestations pour s’assurer de leur qualité et de leur efficacité :
- Évaluer la satisfaction des collaborateurs en ce qui concerne les services externalisés (ex : gestion de la paie, recrutement, etc.).
- Suivi des résultats : les performances du prestataire peuvent être évaluées en fonction de critères fixés au préalable
- Ajuster les processus si nécessaire en fonction des retours et des résultats obtenus.
Étape n°6 : Assurer une transition fluide
Si vous passez d’une gestion RH interne à une gestion externalisée, il est important d’assurer une transition sans heurts. Cela peut inclure :
- La formation du prestataire pour qu’il comprenne bien vos processus internes.
- La migration des données RH (par exemple, les informations relatives à la paie ou aux dossiers du personnel).
- La gestion du changement auprès des collaborateurs pour éviter toute incompréhension ou résistance.
Étape n°7 : Gérer la relation avec le prestataire à long terme
L’externalisation n’est pas un processus figé. Il est nécessaire de maintenir une relation de collaboration étroite avec le prestataire tout au long de la durée du contrat. Cela peut inclure des réunions, messages ou mails pour discuter des performances, des ajustements nécessaires et des évolutions à apporter.
