Gérer une entreprise implique de nombreuses tâches administratives, comptables et RH. Mais pour une TPE ou une PME, embaucher une personne à plein temps pour ces missions représente souvent un coût trop élevé. Pourtant, ces tâches sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.
C’est là qu’intervient une office manager à temps partagé. Son rôle ? Assurer la gestion administrative et organisationnelle d’une entreprise en intervenant à la demande, selon les besoins réels. Cette solution permet aux dirigeants de bénéficier d’une expertise sans les contraintes d’un recrutement à temps plein.
De plus en plus d’entreprises optent pour ce modèle, qui offre flexibilité, maîtrise des coûts et gain de temps. Pourquoi ce choix est-il si pertinent ? Quelles missions peut-elle prendre en charge ? Combien ça coûte réellement ? Décryptons ensemble cette solution.
Qu’est-ce qu’une office manager à temps partagé ?
Une office manager à temps partagé est une professionnelle qui accompagne plusieurs entreprises en parallèle. Contrairement à une salariée classique, elle n’est pas présente à temps plein mais intervient en fonction des besoins.
Son rôle est de soulager le dirigeant des tâches chronophages tout en assurant la bonne gestion de l’entreprise. Elle peut prendre en charge l’administration, la comptabilité, la gestion RH et l’organisation des services généraux.
Quelle différence avec une office manager salariée ?
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Critères
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Office manager salariée
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Office manager à temps partagé
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Temps de travail
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Présente à temps plein dans l’entreprise
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Intervient quelques heures ou jours par semaine
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Coût pour l’entreprise
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Salaire + charges sociales
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Facturation à l’heure ou au forfait
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Souplesse
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Poste fixe, difficile à ajuster
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Adaptation aux besoins réels de l’entreprise
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Engagement
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CDI ou CDD, avec gestion RH
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Prestataire, sans contrainte administrative
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Pourquoi choisir une office manager à temps partagé ?
Les dirigeants de TPE et PME doivent jongler entre leur développement commercial et la gestion administrative. Pourtant, gérer ces tâches en interne peut vite devenir une perte de temps et d’énergie.
On parle d’externalisation pour désigner la sous-traitance, la délégation à un partenaire externe.
Selon le site officiel de l’administration française, l’externalisation offre de nombreux avantages, tels que la concentration des effectifs sur les activités à forte valeur ajoutée, un gain de temps, une augmentation de la compétitivité et de la productivité, une flexibilité accrue, une réduction des frais de personnel et l’accès à des compétences spécialisées.(En savoir plus sur les avantages de l’externalisation).
Une solution flexible et adaptée aux besoins des TPE/PME
Une entreprise n’a pas toujours besoin d’une gestion administrative quotidienne. Avec une office manager à temps partagé, elle peut ajuster le nombre d’heures ou de jours d’intervention en fonction de son activité.
- Charge de travail en hausse ? Augmenter les heures d’intervention est possible.
- Baisse d’activité ? Pas d’engagement rigide, l’intervention peut être réduite.
- Besoins ponctuels ? L’office manager peut être mobilisée uniquement pour des missions spécifiques.
Ce fonctionnement permet aux entreprises d’optimiser leurs coûts et de ne payer que pour ce qui est réellement nécessaire.
On parle d’externalisation pour désigner la sous-traitance, la délégation à un partenaire externe.
Une expertise sans les contraintes d’un recrutement
Recruter un salarié implique des formalités administratives, des charges sociales et un engagement sur le long terme. En revanche, une office manager à temps partagé est une prestataire, ce qui signifie :
- Aucune charge sociale à payer
- Pas de gestion RH (congés, formation, paie…)
- Un accès immédiat à une personne compétente et déjà formée
L’entreprise bénéficie ainsi d’un accompagnement expert sans complexité administrative.
Un gain de temps pour se concentrer sur son activité
Déléguer l’administratif, c’est se libérer du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée. Une office manager à temps partagé permet de se recentrer sur l’essentiel :
- Suivi des factures et relances clients
- Gestion des contrats et obligations RH
- Organisation des services généraux
Ce temps récupéré peut être consacré à développer l’activité, gérer les clients et piloter la stratégie de l’entreprise.
Quelles missions confier à une office manager à temps partagé ?
Gestion administrative
- Rédaction et suivi des contrats
- Gestion des fournisseurs et prestataires
- Suivi des formalités légales (mutuelle, prévoyance, CSE)
- Mise en place et optimisation des process administratifs
- Relances des impayés et gestion des litiges clients
Ressources humaines
- Onboarding et gestion des dossiers salariés
- Gestion des congés et préparation de la paie
- Organisation d’événements internes
- Suivi des obligations légales en matière de RH
- Gestion des formations et du développement des compétences
Services généraux et logistique
- Gestion des locaux et des fournitures
- Organisation des déplacements professionnels
- Suivi des prestataires externes
- Gestion des assurances et contrats de maintenance
Combien coûte une office manager à temps partagé ?
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Type de coût
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Office manager salariée
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Office manager à temps partagé
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|---|---|---|
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Salaire annuel
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35 000 à 50 000 €
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Aucun
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Charges sociales
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40 % du salaire brut
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Aucunes
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Flexibilité
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Faible
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Totale
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Coût global
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Élevé
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Ajustable selon les besoins
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En moyenne, une office manager à temps partagé facture entre 50 € et 85€ de l’heure. Pour une entreprise qui a besoin de 20 heures par mois, cela représente 1000 € à 1700 €, soit bien moins qu’un salaire à temps plein (charges comprises)
Le coût d’un salarié ne se limite pas au salaire brut. Il faut aussi prendre en compte les charges patronales, qui peuvent représenter jusqu’à 40 % du salaire (Voir comment calculer le coût réel d’un salarié).
Comment bien choisir son office manager à temps partagé ?
Vérifier l’expérience et les compétences
Une bonne office manager à temps partagé doit être organisée, autonome et efficace. Il est essentiel de vérifier son expérience et sa maîtrise des outils de gestion (comptabilité, RH, CRM…).
Définir clairement ses besoins
Avant de chercher une office manager, l’entreprise doit identifier les tâches à déléguer et le temps d’intervention nécessaire.
Choisir un profil qui s’intègre à la culture d’entreprise
Même si elle n’est pas salariée, l’office manager travaille en lien direct avec l’équipe. Un bon relationnel et une capacité d’adaptation sont donc indispensables.
Faire appel à une office manager à temps partagé, c’est gagner en flexibilité, en efficacité et en sérénité. C’est une solution idéale pour les dirigeants qui veulent se libérer des tâches chronophages sans les contraintes d’un recrutement.
