Comment devenir office manager et avoir les compétences nécessaires ?
L’office manager joue un rôle central dans une entreprise en tant que coordinateur et facilitateur du quotidien. L’office manager est responsable de nombreuses missions diverses qui contribuent au bon fonctionnement de tous les services. L’Office Manager prend en charge les tâches administratives, la gestion des services généraux, le suivi des budgets, l’organisation des agendas, réunions et déplacements, la gestion des ressources humaines, la coordination des événements internes et externes et d’autres tâches selon l’office manager et l’entreprise. Ce rôle nécessite des compétences spécifiques, une vision globale de l’entreprise et des formations adaptées. Comment devenir Office Manager et quelles sont les tâches effectuées ?
Qu'est ce que le métier d'Office Manager ?
L’office manager joue le rôle de coordinateur et facilitateur du quotidien au sein d’une entreprise. Les missions de l’Office Manager sont nombreuses et très diversifiées, c’est un rôle central de l’entreprise qui veille au bon fonctionnement de tous les services. Le principal rôle est d’assister les dirigeants de l’entreprise et de les décharger sur certaines fonctions telles que la gestion administrative, comptable et financière (tri du courrier, saisie comptable, élaboration de tableau de reporting,etc), la gestion des ressources humaines (recrutement, onboarding, gestion des variables de paies,etc), la gestion d’événements internes et externes (séminaires, afterworks, team bulding) et d’autres tâches selon le profil de l’Office Manager mais aussi la taille de la structure.
De plus, l’Office Manager est le lien entre les dirigeants et les salariés, et doit avoir ce rôle de transmetteur d’informations et de médiateur dans certaines situations.
L’Office Manager doit avoir une vision 360 de l’ensemble des métiers de l’entreprise afin de pouvoir apporter son aide à chaque service.
La gestion administrative
L’Office Manager allège la charge administrative des dirigeants en s’occupant du tri et de la gestion du courrier, de la rédaction de comptes-rendus et du règlement intérieur, de l’archivage des dossiers, de l’accueil physique et téléphonique, et d’autres tâches liées à la gestion administrative de l’entreprise.
La gestion comptable et financière
Selon la taille de l’entreprise, l’Office Manager peut occuper plusieurs volets comptables et financiers. L’Office Manager peut par exemple être en charge de l’élaboration et du suivi du budget et/ou être en charge des travaux préparatoires à la comptabilité (numérisation des pièces comptables, mise en place d’outil en ligne de collecte, classement et saisie de factures et autres pièces comptables) en soutien avec le cabinet d’expert comptable ou du RAF (Responsable Administratif et Financier).
La gestion des ressources humaines
L’Office Manager peut être également en charge des ressources humaines au sein de l’entreprise. Du recrutement en passant par des démarches administratives pour l’affiliation à la mutuelle ou les visites médicales par exemple. L’Office Manager peut également s’occuper de l’onboarding et veiller au bon accueil de tout nouvel arrivant dans l’entreprise en proposant par exemple un Welcome Kit.
office management
Ce poste inclus bien évidemment toute la partie organisation et gestion du bien être en entreprise. L’Office Manager doit être en charge de la bonne coordination de l’entreprise : gestion des stocks et fournitures, gestion des prestataires (régie, contrat des divers prestataires : électricité, imprimante, fournitures, etc), gestion du parc informatique et téléphonique, et participation à l’organisation d’événements interne et externe afin d’assurer la cohésion d’équipe. Les tâches d’Office Management peuvent varier selon les besoins de l’entreprise et sa structure mais aussi des compétences de l’Office Manager.
quelles compétences faut-il avoir pour être office manager ?
des compétences techniques
L’Office Manager devra répondre à certaines exigences techniques pour occuper ce poste.
- Maitrise de la langue française et si possible connaissance d’une autre langue étrangère (plus courant l’anglais). En effet, l’Office Manager devra faire preuve d’une bonne communication et compréhension orale et écrite du français puisque vous serez amené à rédiger des courriers, des notes de synthèses, animer des réunions ou échanger régulièrement avec les différents partenaires de la société.
- Maitrise des logiciels notamment de la suite Office (Word, Excel, Powerpoint) mais aussi des différents logiciels de comptabilité (Cegid, Sage, ou autre), des logiciels de SIRH pour la gestion des absences et congés payés (Factorial, Lucca, Payfit) et tout autre logiciel pour faciliter le quotidien de vos collaborateurs et dirigeants.
des compétences humaines
En plus de ses compétences techniques, l’Office Manager doit posséder des qualités relationnelles et humaines qui lui permettent de s’adapter aux besoins des différents services de l’entreprise.
- Organisation et rigueur dans la gestion des tâches quotidiennes
- Capacité à communiquer et à travailler avec tous les services de l’entreprise
- Proactivité et capacité à anticiper les besoins des collaborateurs et dirigeants
Ces compétences vous permettent d’assurer une transition fluide entre les différents services et de créer un environnement de travail harmonieux.
quelles formations faut-il pour être office manager ?
Il n’existe pas de formation pour être Office Manager. Cependant, plusieurs diplômes permettent d’acquérir les compétences nécessaires :
- BTS Assistant de gestion PME PMI
- Licence professionnelle en management et gestion des organisations
- Bachelor en management ou en gestion
Une expérience dans les rôles administratifs ou de direction peut également ouvrir la voie à un poste d’office manager.
Les missions d'une office manager en freelance ?
L’office manager freelance apporte des solutions flexibles aux entreprises qui cherchent à externaliser certaines fonctions. Voici quelques exemples de missions :
- Gestion de la relation avec les prestataires
- Organisation d’événements d’entreprise
- Mise en place des outils de gestion internes (SIRH, logiciel de comptabilité)
- Gestion administrative et comptable
- Gestion RH (onboarding, gestion variables de paies, PCRH,etc)
le top des sites de recrutement pour trouver un poste d'office manager ?
Pour postuler à des postes d’Office Manager en interne ou en tant qu’office manager freelance, plusieurs plateformes sont à surveiller :
